Тетіївська районна державна адміністрація
Тетіївський район, Київська область

Загальний відділ апарату Тетіївської районної державної адміністрації

Начальник – Борсук Яна Степанівна

Адреса – вул. Цвіткова, 11, м. Тетіїв, Київська обл., 09800.

тел.: (04560) 5-13-64.


Загальний відділ апарату Тетіївської районної державної адміністрації є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації, який утворюється головою районної державної адміністрацією для організаційно-технічного обслуговування апарату районної державної адміністрації, забезпечення чіткої організації діловодства в ньому і підпорядковується голові райдержадміністрації та керівникові апарату райдержадміністрації.

Основні завдання відділу:

  • Здійснення ведення діловодства в апараті райдержадміністрації.
  • Здійснення попереднього розгляду вхідних документів, реєстрування і передача вхідних документів за призначенням.
  • Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів в апараті райдержадміністрації.
  • Оформлення і відправка вихідної кореспонденції.
  • Підготовка проектів розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу, а також редагування текстів усіх розпоряджень голови райдержадміністрації і перевірка відповідності їх проектів вимогам Інструкції з діловодства в апараті, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах Тетіївської районної державної адміністрації і Регламенту районної державної адміністрації.
  • Ведення архівної справи в апараті райдержадміністрації.
  • Надання методичної допомоги в організації роботи з питань, що належать до компетенції відділу, структурним підрозділам райдержадміністрації, міськсільвиконкомам.
  • Здійснення контролю за дотриманням чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах райдержадміністрації.
  • Здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними повноважень місцевих держадміністрацій та органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади (далі - територіальні органи центральних органів виконавчої влади та органи місцевого самоврядування) актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови обласної та районної державних адміністрації та за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

  • Організовує і здійснює в установленому порядку ведення діловодства в апараті адміністрації. Розробляє і вносить, за погодженням з керівником апарату та схваленням експертною комісією архівного підрозділу райдержадміністрації на затвердження голові райдержадміністрації проект Інструкції з питань  діловодства в апараті, управліннях, інших структурних підрозділах адміністрації, керуючись при цьому Типовою інструкцією з діловодства.
  • Забезпечує відповідно до чинних правил організацію в апараті райдержадміністрації роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.
  • Здійснює прийом, попередній розгляд, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук документів, що надходять до райдержадміністрації, видачу інформації стосовно строків їх проходження в райдержадміністрації.
  • Здійснює підготовку до випуску і випуск розпоряджень голови адміністрації, інших документів райдержадміністрації, їх реєстрацію. У необхідних випадках за дорученням керівника апарату  адміністрації видає копії, витяги з утворюваних райдержадміністрацією документів.
  • Забезпечує спільно з іншими структурними підрозділами апарату адміністрації організаційно-технічну підготовку засідань колегії райдержадміністрації, інших консультативних, дорадчих та допоміжних органів, а також заходів, які проводяться головою райдержадміністрації.
  • Здійснює друкування, копіювання, тиражування та розсилання документів райдержадміністрації.
  • Доводить у визначені строки до структурних підрозділів районної державної адміністрації, міськсільвиконкомів, підприємств, установ та організацій розпорядження голови адміністрації, інші документи районної державної адміністрації згідно із списком розсилання.
  • Забезпечує технічний контроль за строками виконання документів.  Спільно з відповідними структурними підрозділами апарату райдержадміністрації систематично інформує керівництво про хід їх виконання.
  • Готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам райдержадміністрації, територіальним органам центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування письмові нагадування – попередження про закінчення строків виконання документів.
  • Готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови, його заступників та керівника апарату райдержадміністрації щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
  • Складає номенклатуру справ загального відділу апарату райдержадміністрації та зведену номенклатуру справ апарату райдержадміністрації.  Забезпечує виконання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності апарату районної державної адміністрації, та передачі їх на державне зберігання.
  • Організовує роботу архівного підрозділу  апарату райдержадміністрації. Забезпечує проведення експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до передадачі в архівний відділ райдержадміністрації.
  • Вдосконалює форми і методи роботи з документами.  Здійснює роботу щодо автоматизації діловодного процесу.
  • Здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті райдержадміністрації, готує довідки, інформації з питань діловодства.
  • Бере участь у розробці та виданні довідників, інших посібників, необхідних для роботи адміністрації.
  • Бере участь у роботі щодо забезпечення інформаційної відкритості районної державної адміністрації з питань, які віднесені до компетенції відділу.
  • Здійснює методичне керівництво щодо організації роботи з документами у структурних підрозділах  районної державної адміністрації, надає практичну і методичну допомогу службам діловодства районної державної адміністрації, міськсільвиконкомам.
  • Контролює дотримання  чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах райдержадміністрації.
  • Сприяє підвищенню кваліфікації працівників структурних підрозділів райдержадміністрації, міськсільвиконкомів, які відповідають за ведення діловодства.
  • Вивчає, узагальнює та поширює кращий досвід роботи з документами структурних підрозділів райдержадміністрації, міськсільвиконкомів, готує методичні рекомендації щодо удосконалення цієї роботи.
  • Виконує інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.